現場に散らばった記録やマニュアルを、必要なときにすぐ引き出せる形へ。社内の業務をExcel管理からWebシステムに移し、検索・集計・生成AIの活用までを組み合わせた取り組みです。ここでは、社名やシステムの固有情報を伏せて、考え方と技術構成を紹介します。
課題
- 台帳や作業記録がExcelファイルに分かれていて、同時に編集できない
- 過去の対応記録を探すのに時間がかかり、経験のある人に質問が集中する
- 集計やグラフづくりを、毎回手作業でおこなっている
- 手順書や研修資料をつくる時間が足りず、知識が人に閉じてしまう
取り組んだこと
1. 業務データをWebシステムに集約
Excelで管理していた台帳を、Djangoで作ったWebアプリに移しました。部署ごとに画面とURLを分け、ログインと権限で見られる範囲を管理しています。一覧画面は絞り込みや並べ替えがすぐにでき、状態によって行の色が変わるので、対応が必要なものがひと目でわかります。
2. 日本語の全文検索
データベースにMariaDBの全文検索エンジン（Mroonga）を組み合わせ、過去の記録をキーワードで横断して探せるようにしました。「前にも同じことがあったか」を、担当者が自分で調べられるようになります。
3. 集計の見える化
BIツールのMetabaseを導入し、件数の推移や傾向をダッシュボードで確認できるようにしました。SQLを書かなくても、必要な集計を画面から確認できます。
4. 生成AIで手順書・研修資料づくりを効率化
生成AIに渡す指示をテンプレート化し、操作手順書や研修資料のたたき台を短時間でつくれるようにしました。実際のデータや固有名はAIに送らず、ダミーの値に置き換えて使うことを前提にしています。
構成
| 領域 | 使用技術 |
|---|---|
| アプリケーション | Python、Django、Bootstrap、DataTables |
| データベース | MariaDB、Mroonga（全文検索） |
| サーバー | AlmaLinux、Apache、mod_wsgi（仮想マシン上で本番・バックアップ・開発の3台構成） |
| 分析・可視化 | Metabase |
| 帳票 | Excel出力、PDF、バーコード生成 |
| AI活用 | 生成AIによる手順書・研修資料の作成支援 |
工夫したこと
- 小さく始めて、少しずつ広げる：1つの部署の台帳から始め、共通の処理を使い回して他の部署へ展開しました
- 変更は開発サーバーで確認してから：本番に反映する前に必ず開発環境で動作を確かめる手順にしています
- 引き継げる形で残す：ITに詳しくない担当者でも日常の運用と復旧ができるよう、手順書を細かい粒度で整備しています
このような仕組みづくりをご検討の方へ
Excelの台帳をWebアプリにする、記録を検索できるようにする、AIを業務に組み込む。規模の大小にかかわらずご相談いただけます。詳しくはAI / Web Systemsのサービスページをご覧ください。
